Características Técnicas e Funcionamento:

A maioria das transações empresariais confiam na circulação dos documentos originais entre os vários setores envolvidos. No processo convencional, os dados contidos nestes originais sejam eletrônicos ou no formato de papel devem ser ingressados manualmente nos sistemas de informação da empresa. Um workflow manual da aprovação é requerido freqüentemente, adicionando ainda mais prazo e riscos de erro humano no processo. O módulo dinâmico da captação de documentos de Esker DeliveryWare (DDC) permite as empresas rapidamente agilizar os processos do negócio, melhorar a exatidão, desenvolvendo o seu negócio, removendo as etapas manuais ineficientes do ingresso manual de dados. DDC permite que os executivos melhorem os indicadores chaves do desempenho (KPI), para cumprir com as regras de governança corporativa e exigências regulatórias.

1- Documentos de Entrada

Com DDC, os dados contidos nos documentos originais entrantes, tais como: ordens de vendas e faturas, podem ser capturadas de qualquer formato ou meios de comunicações. A solução é incluída dentro das réguas padrão projetadas especificamente para cada tipo de documento.

2- Captura

O motor de DeliveryWare e o módulo de DDC trabalham juntos para extrair o cabeçalho, o rodapé do documento e toda informação contida, qualquer que seja o formato ou o número de páginas. A validez dos dados extraídos é verificada automaticamente de acordo com critérios predefinidos e com as bases de dados da empresa quando necessário. Estas ferramentas de negócio asseguram a exatidão da captura, por isso não confie somente na tecnologia do OCR para gerenciar documentos tais como imagens de documentos ou faxes.

3-Validação

Uma vez que os dados são capturados automaticamente, os usuários recebem um relatório simples para verificar novamente o reconhecimento correto dos dados. Os usuários podem comparar a extração de dados de encontro à imagem indicada do original.

Também a relação detalha notificações e erros ao lado dos campos capturados sempre que necessário chamando a atenção do usuário aos potenciais problemas identificados.

Por exemplo, no caso de um pedido comercial, o aplicativo avisará o encarregado quando um cliente novo foi detectado ou quando um documento foi possivelmente duplicado.

Quando esta fase for completa, o usuário terá a escolha de conservar o documento para processar mais tarde, aprová-lo, rejeitá-lo ou enviá-la para validação com outro usuário.

4-Entrega

Uma vez a informação estando correta, fica disponível a outras aplicações - junto com a imagem original - podendo ser usada para a criação de novos documentos de negócio, se requerido.

Características

DDC é construído sob tecnologia patenteada e desenvolvida por Esker. A solução permite o ajuste fácil da régua através de uma metodologia baseada num gráfico.

Extração Inteligente de Dados

As tecnologias do OCR e do ICR são usadas pelo DDC para ler a informação contida na imagem arquivada, seja ela scaneada ou provenientes do fax.

Junto a isso, o módulo usa a lógica, chaves, posições relativas e réguas de negócio que permitem ao Esker DeliveryWare detectar quais são os dados relevantes a se capturar no documento. No caso de um pedido de vendas, o sistema extrai automaticamente o nome do cliente, endereço, data do documento, números e os totais, além da quantidade e descrição dos produtos. Todas as informações necessárias são processadas como ordem de vendas e capturadas diretamente do documento, qualquer que seja a posição das informações dentro do original.

Captura de dados e verificação

O sistema verifica automaticamente quais dados capturados são válidos com o original. Por exemplo, a captura pode ser comparada com um valor pré-definido, a um intervalo ou a uma lista de valores para verificar o total de cada linha corresponde ao total geral do original.

Quando o sistema detecta que o valor extraído não combina com a régua de negocio definida, uma mensagem de erro aparecerá acima dos dados inválidos na relação de validação.

Regras de negócio pré-definidas

Esker DeliveryWare vem com réguas pré-configuradas para as ordens de vendas e a automatização pagável dos clientes. Estas réguas podem ser adequadas de acordo com suas exigências específicas do processo da companhia.

Verificação dos dados extraídos

Esker Deliveryware pode se conectar as bases de dados da empresa a fim de verificar se o dado extraído é válido, exato e completo. Por exemplo, quando a informação adicional necessita do original, os dados podem ser acessados diretamente da base de dados.

WEB e Múltiplas aprovações

A solução permite que os usuários verifiquem a extração de dados manualmente, visualizando a imagem original lado a lado com os dados extraídos dentro de uma aplicação Web. Nesta etapa o usuário completa, se for necessária, a informação capturada com a informação requerida adicional não contida no original. A aplicação permite também que essa validação seja remota em um processo de validação com vários usuários. Cada um pode validar parte do documento.

Capacidade de auto-aprendizagem

O sistema aprende a ler melhor a disposição dos campos do documento cada vez que ele faz uma captura, melhorando continuamente seu reconhecimento e validez da extração. Disponível para usuários autorizados do sistema através do aplicativo WEB de "ensino", esta ferramenta permite o sistema tornar-se mais eficiente quanto mais for usado.

Integração com ERP e outros sistemas

Apos que os dados serem verificados e aprovados, eles estão disponíveis no formato desejado, junto com a imagem do documento original, para processamento dentro do seu ERP, SRM e/ou outros sistemas.

Rastreabilidade e monitoramento dos documentos

O sistema permite a rastreabilidade dos documentos do inicio até o final, assim como o controle do processo de trabalho relacionado a esse documento, cumprindo as necessidades de governança corporativa e permitindo identificação dos problemas de processos.